La recepción y registro de mercancías es una de las tareas más importantes de un almacén o centro logístico.

 

Una mala recepción de mercancías puede suponer el inicio de muchos errores que acaban aflorando en el inventario y que limitan la efectividad del almacén.

 

Un proceso de recepción de mercancías perfecto es clave para tener un almacén eficiente y no aumentar los costes operacionales.

 

 

¿Qué es el proceso de recepción de mercancías?

La recepción de mercancías es el proceso mediante el cual los productos adquiridos a un tercero, llegan al almacén para su clasificación, registro, control y colocación en las estanterías metálicas.

 

Si no se realiza de forma correcta, puede haber pérdidas en los productos que afectan de forma directa a los encargos de los clientes.

 

Para que la recepción de mercancías se realice correctamente, debe haber personal cualificado y experto en esta función.

 

Cuando se habla del proceso de recepción de mercancías, no solo se trata de dar entrada a los productos, sino que se requiere una coordinación entre diferentes profesionales y tareas, relacionados entre sí, para que este proceso sea eficaz.

 

 

Pasos para una recepción de mercancías perfecta

Planificación e información de los productos recibidos: Para que no surjan problemas, el primer paso es planificar las llegadas de mercancías al almacén, mediante una correcta coordinación de la cadena de suministros y por una buena gestión de aprovisionamientos o compras.

 

Todos los trabajadores implicados en el proceso deben saber qué productos esperan y a qué hora van a llegar.

 

Planificando correctamente las llegadas de mercancía, no se producirán cuellos de botella en los muelles del almacén.

 

Verificaciones, comprobaciones y control de calidad: Esto puede hacerse comparando la lista de empaque o la orden de compra con los artículos reales que se han entregado. Una vez identificados los artículos, hay que cotejarlos con la factura de envío para asegurarse de que están todos contabilizados.

 

Se debe verificar también la cantidad y el estado de las mercancías recibidas, para lo cual se deben inspeccionar en busca de posibles daños, roturas, rozaduras, carencias, etc.

También se debe comprobar que el embalaje está correcto y en perfecto estado.

 

Si se produce una incidencia de este tipo se debe anotar en la factura de envió y presentar una reclamación.

 

En función a la mercancía que se vaya a recibir, se realizarán unos controles de calidad más en profundidad, como por ejemplo en los siguientes casos:

 

-          Si llegan materias primas a almacén, la mayoría de las empresas tienen su propio control de calidad para evaluarlas.

 

-          Los alimentos o ciertos medicamentos también necesitan condiciones especiales en cuanto a la temperatura y la humedad que tiene que tener el ambiente para su correcta conservación. Es primordial comprobar que no se haya roto la cadena de frío.

 

-          Con las mercancías peligrosas existen algunas normativas concretas para regular el embalaje, además de los procedimientos de carga y descarga, ya que son productos que la manipulación de los mismos tiene ciertos riesgos.

 

El tiempo que se requiere para realizar estos controles de calidad se denomina “cuarentena”.

 

La mayoría de los almacenes tienen una zona reservada exclusivamente para realizar estos controles.

 

Descarga de la mercancía: El siguiente paso es descargar desde los camiones (o desde la zona de cuarentena si la hubiera) la mercancía para llevarla a la zona de recepción del almacén o directamente a su lugar de almacenaje en las estanterías metálicas.

 

Registro de la mercancía recibida: Una vez almacenados se debe llevar un registro de dónde se encuentran los productos para poderles dar salida fácilmente cuando corresponda.

 

Todos los productos que entran deben registrarse en el depósito donde se almacenan después de recibirlos y antes de su salida al cliente final y otro intermediario.

 

Como en todos los pasos, lo trabajadores deben estar formados e informados sobre cada situación y deben saber responder ante cualquier problema que pueda surgir.

Esto puede hacerse creando un inventario físico o informático. Una vez registrada la mercancía, es importante mantener esta lista actualizada para que refleje con exactitud los niveles de inventario actuales.

De este modo, es posible conocer el stock de cada artículo.

A su vez mediante el registro de mercancías se evitan riesgos como:

-          Pérdidas por error de cálculo o robo. 

 

-          Compras innecesarias. 

 

-          Retrasos en el envío de pedidos.

 

Este registro de mercancías actúa también como control de calidad, ya que permite comprobar que los productos están en condiciones de ser servidos, evitando retrasos en el transporte, garantizando que los clientes finales recibirán exactamente lo que esperan con el consecuente ahorro de costes de devolución y reembolso, hace más precisos los registros contable,  facilita la toma de decisiones en cuanto a la fijación de precios y la selección de proveedores, también ayuda a conocer el nivel del inventario, saber el nivel de ventas, qué productos son los más vendidos y otras cuestiones similares de suma importancia.

 

Dentro del proceso de recepción de mercancías, el registro de las mismas es fundamentalmente importante, ya que en la entrada y salida de mercancías, los problemas más habituales son:

-          Falta de estandarización en el registro de mercancías o deficiencias en su cumplimiento.

-          Incoherencias entre los datos de inventario que refleja el sistema y las mercancías que están físicamente en el almacén.

-          La ausencia de un sistema de codificación armonizado para todas las referencias.

-          Fallos en el volcado de información de stock que comparte toda la empresa, algo que complica la gestión del aprovisionamiento desde compras.

La hoja de recepción es el documento de carácter interno cuyo objetivo es dejar constancia acerca de los pedidos y mercancías recibidas en el almacén y debe contener los siguientes campos de datos de información:

-          Número de pedido.

-          Albarán o nota de entrega.

-          Resultado del control de cantidad y calidad.

-          Almacén o sección de destino.

-          Descripción y código de la mercancía.

-          Cantidad recibida, así como cantidad solicitada y cantidad pendiente de recibir.

Etiquetado, consolidación y emplazamiento de la mercancía recibida: A lo largo de todo el proceso de recepción de mercancías es muy importante registrar toda la información, para dejar constancia de la mercancía que ha llegado a almacén y controlar su trazabilidad. Esta información puede registrarse en los programas de sistema de gestión destinados a ello, para que los datos estén informatizados en función a los parámetros logísticos que utilice el almacén o centro logístico.

Hace años, y cada vez menos gracias a la automatización y digitalización de los negocios, se utilizaban las hojas de recepción para registrar los datos de la mercancía, como el número de pedido, el albarán, el resultado del control de calidad, una descripción de la mercancía y las cantidades.

En esta fase del proceso, pueden darse estas situaciones:

-          Se recibe la mercancía sin paletizar y esta debe pasar a una fase de consolidación y registro para luego ser ubicada en las estanterías del almacén.

-          Los productos están organizados en palets y entonces se efectúa una rápida validación de cantidades y características para almacenarlos directamente en las estanterías metálicas.

-         Llegan devoluciones: Cada almacén suele tener sus políticas y reglas en cuanto a la revisión de la mercancía devuelta y puede requerir que el stock se bloquee para realizar estas verificaciones.

También es necesario etiquetar la mercancía con el sistema de identificación que maneje la empresa y definir una ubicación para ella en el almacén.

Cada producto debe llevar una etiqueta con información legible y registrada mediante un código de barras para facilitar su lectura mediante un escáner u otros medios.

Siempre que un producto llega a la recepción del almacén, y antes de ser almacenado en la ubicación que le corresponda, éste debe ser etiquetado con un código de identificación interna que facilite información detallada del mismo.

El código de barras es el sistema de identificación de productos más extendido y fiable en la actualidad.

Distinguimos los siguientes tipos de etiquetas según la información que se recoja.

-          Etiquetas de contenido: Describen la mercancía que contiene el bulto o paquete.

-          Etiquetas de manipulación o uso: Indican la forma de almacenar, transportar o manipular la mercancía, así como la peligrosidad del producto, si procede.

-          Etiquetas de procedencia y destino: Informan al medio de transporte del lugar o almacén de origen (almacén de carga) y el lugar o almacén de destino (almacén de descarga).

Para que la trazabilidad de las mercancías en un almacén sea perfecta, es requisito necesario la colaboración de todo el personal implicado en la cadena de suministro. El flujo físico de mercancías y el flujo de información deben ir de la mano para asegurar que la actividad del almacén funcione correctamente.

Notificación de la entrada de la mercancía: el último paso para realizar una recepción de mercancías perfecta es notificar a compras la recepción de la mercancía. Esto puede hacerse enviándoles un correo electrónico o colocando una orden de compra en su buzón. Una vez que conozcan el nuevo inventario, pueden iniciar el proceso de pedido de más artículos para reponer los niveles de inventario.

 

¿Por qué es esencial el proceso de recepción y registro de mercancías?

La recepción y registro de mercancías es un proceso importante en cualquier almacén, ya que garantiza que todos los envíos entrantes se rastreen y registren correctamente.

Al comprender las distintas fases de la recepción de mercancías, desarrollando procesos eficientes y aplicando protocolos de garantía de calidad, los almacenes pueden garantizar que sus operaciones de recepción de mercancías son eficientes y precisas.

De este modo, los clientes reciben la mercancía requerida en el momento oportuno, lo que genera una clientela satisfecha.