¿Qué es la rotura de stock?

Es la incapacidad por parte de una empresa, centro logístico o almacén para satisfacer cierta cantidad de productos demandados por los clientes, por la ausencia de dichos productos en el stock del almacén.

Este es uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas en su cadena de suministro.

Para evitarlo se debe alcanzar un punto medio entre la demanda del producto y la cantidad de existencias en el almacén, la rotura de stock se produce cuando no se alcanza ese equilibrio.

Causas de la rotura de stock

Las causas pueden ser diversas, pueden deberse a factores internos del almacén o empresa o pueden estar derivados de aspectos externos a la empresa, veamos las causas más comunes.

-          Previsión de la demanda: Si se calculan mal las ventas o envíos, una consecuencia directa será la rotura de stock, pero también puede deberse a un crecimiento imprevisible de la demanda de un determinado producto, hay un ejemplo muy reciente en la venta de productos sanitarios durante la pandemia al respecto.

-          Fallo humano: un simple error a lo largo de la cadena de suministro puede desembocar en roturas de stock. También en la labor de recuento de stock pueden llegar a suceder errores humanos o informáticos que distorsionen los datos de mercancía almacenada y acaban desencadenando en una rotura de stock.

-          Falta de comunicación: el área logística es la que suele encargarse de mantener el stock, pero debe haber una comunicación fluida y transparente entre otras áreas, como por ejemplo, con el área comercial o el área de compras.

-          Problemas previos a la fase de la cadena de suministro: la empresa o almacén funcionan como un engranaje donde cada pieza es fundamental y si se comentaba con anterioridad los problemas derivados de la falta de comunicación entre áreas, también cabe destacar los problemas en cualquier etapa, ya que la rotura de stock se puede producir por falta de materias primas, por averías en producción, por problemas en el transporte de los productos. Como en toda cadena, si una fase se ralentiza, el resto también va a retrasarse. Por lo que, si la recepción se hace más tarde puede provocar retrasos en las fechas de entrega con el cliente final.

-          Problemas con los proveedores: se puede deber a múltiples hechos: desde falta de materias primas, hasta una equivocación en el pedido, pasando por devoluciones en las mercancías por problemas relacionados con la calidad. Pueden tratarse de incumplimientos de los plazos de entrega con retraso y también de las cantidades acordadas llegando menos unidades.

-          Ineficiente gestión de stock en el almacén: hay distintos métodos para gestionar el stock de un almacén (FIFO, LIFO, ABC, Just In Time y Wilson) pero algunos son más arriesgados que otros a la hora de impedir roturas de stock, siendo el más peligroso el método Just In Time ya que para que funcione correctamente debe haber siempre materias primas en cada momento de la producción.

Consecuencias de sufrir una rotura de stock

Ya pueden deducirse algunas de las nefastas consecuencias que se derivan de la rotura de stock, pero más allá de las evidentes pérdidas económicas, hay otras consecuencias que afectan de forma negativa:

-          Pérdida de ventas: Otra consecuencia directa y muy clara es la pérdida de ventas no realizadas por no contar con el producto, a  corto plazo es lo más problemático ya que afecta de forma directa a la estabilidad de la empresa.

-          Pérdidas por compensaciones de pedidos comprometidos pero no servidos: además del coste de no realizar la venta, es posible que la empresa deba asumir costes extras de una indemnización o compensación por no cumplir lo acordado. Incluso cuando la rotura de stock se solventa finalmente, el pedido llegará con retraso y es habitual compensar también al cliente por la espera y el incumplimiento de los plazos acordados.

-           Pérdida de clientes: a medio plazo, esta es la peor consecuencia, porque se pierde la confianza y la satisfacción de los clientes, lo que significan pérdidas económicas en el presente y en el futuro.

-          Imagen de marca dañada: Otro asunto relacionado con la satisfacción, es la pérdida de credibilidad que sufrirá la  empresa, centro logístico o almacén al incumplir pedidos cerrados y no poder cumplir con las expectativas de los clientes.

Consejos y soluciones para evitar la rotura de stock

Una vez conocidas las causas y las consecuencias de sufrir rotura de stock, se va a proceder a explicar los elementos principales a tener en cuenta para reducir el riesgo de rotura de stock.

-          Correcta previsión de la demanda: en primer lugar, se deben planificar correctamente las futuras demandas de los clientes.  Se debe tratar de limitar la incertidumbre en los pronósticos de demanda y ajustar el aprovisionamiento al máximo. Por ello siempre hay que contemplar un margen de error estimado, identificar el ciclo de vida de los productos, prever picos de demanda, tener en cuenta la potencial estacionalidad y calcular las previsiones para periodos de tiempo lo más cortoplacistas posibles.

-          Stock de seguridad: es conveniente contar con algo más de stock que el meramente previsto, para poder reaccionar ante cambios en la demanda, retrasos en los envíos de los proveedores o transportistas y situaciones similares.

-          Lote óptimo: esto hace referencia a la cantidad correcta de productos a solicitar cuando se realiza un pedido. Para ello se deben hacer pedidos grandes que rentabilicen los costes fijos de cada pedido, pero sin dejar de lado los costes de almacenaje que tienen esos productos. En el caso de haber un producto con un riesgo alto de sufrir rotura de stock, posiblemente sea conveniente aumentar el lote de pedido, asumiendo un mayor coste de almacenaje.

-          Punto de pedido o de reorden (ROP): es el nivel límite de stock que indica cuando debe ser realizado un nuevo pedido para no quedarse sin stock. Se debe definir el plazo y periodicidad con la que se solicitan los pedidos a proveedores y transportistas. Lo que se busca es el equilibrio entre reducir gastos pidiendo lo mínimo, pero sin que esto suponga una rotura de stock.

-          Elección de proveedores: como evitar una rotura de stock no solo depende directamente del almacén, sino también de aspectos externos, es importante conseguir proveedores con los que se tenga una buena comunicación directa y que sepan responder rápido ante las demandas del almacén.

-          Diversificación de proveedores: Los problemas globales de abastecimiento han afectado a muchas empresas, que de la noche a la mañana se han encontrado con que sus proveedores tampoco disponían de mercancía. La cadena de suministro ha estado (y está) sometida a muchas presiones durante los últimos años, y eso ha obligado a las empresas a diversificar proveedores como solución a los problemas de abastecimiento.

-          Automatización de procesos: las tecnologías pueden ser unas grandes aliadas a la hora de impedir la rotura de stock. La rotura de stock puede ser evitable, haciendo uso de  un software especializado que permita llevar a cabo un control total del stock almacenado. Uno de los principales objetivos que se busca lograr con el uso de estas tecnologías es controlar los niveles de stock disponible en los distintos puntos de la cadena de suministro.

-          Controlar los KPIs de gestión de stock: se deben realizar controles en los distintos puntos que sigue un pedido, indicar las cantidades deseadas, conocer la rotación del producto y disponer de un stock de emergencia. Es importante controlar los indicadores clave en gestión de inventarios para que no ocurran problemas que deriven en roturas de stock: disponer de suficiente stock en las estanterías industriales para solventar cualquier aumento en la demanda y controlar y revisar el punto de pedido.

-          Revisión de la rotación se productos: es posible que haya errores de cálculo que deben ser identificados a la mayor brevedad posible. O simplemente, que hayan cambiado las tendencias en el mercado. Revisando la rotación e productos se actualizan los datos, se mejora la gestión del stock y se previenen posibles desabastecimientos.

-          Mejorar la comunicación interna: en ocasiones la rotura de stock se produce por fallos de comunicación internos, por lo que debe haber buenos sistemas de comunicación, ágiles y efectivos, además de tener un personal cualificado que sepa manifestar sus necesidades al resto del equipo.

-          Reducir las mermas: ocasionalmente las mercancías se deterioran ya sea por una mala conservación, por golpes o errores en la manipulación o incluso por hurtos y robos. Si se reducen los deterioros y mermas, no se precipitaran las roturas de stock.

Como se ha visto, evitar las roturas de stock es un objetivo importante en toda empresa que envíe como intermediario, o sirva directamente al cliente final, cualquier tipo de producto o mercancía.