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Recomendaciones para un almacenaje de archivos óptimo en la oficina

Jueves,
22 de Agosto de 2019
Los archivos se deben almacenar de una forma organizada, de esta manera su acceso será más rápido y sencillo. Todas las empresas requieren almacenar archivos, por eso es importante que cuenten con una buena organización y...

... un espacio adecuado para ello, de esta forma se puede reflejar la calidad que poseen.

El espacio en la empresa

La distribución del local en el que se encuentra una empresa es de vital importancia, ya que influye en factores psicológicos que afectan a empleados y a clientes. La imagen que se transmite al resto es muy importante, ya que en muchas ocasiones lo que cuenta es la primera impresión.

Por este mismo motivo es por lo que es tan importante contar con un espacio adecuado, tanto para instalar los puestos de los empleados, como las salas de reuniones o los espacios de almacenaje de la empresa. Es importante que el entorno de trabajo se adapte a las necesidades de la plantilla y de la empresa.

Con el paso de los años el número de empresas no deja de aumentar, y es que muchas personas deciden emprender y cumplir sus sueños y objetivos laborales siendo sus propios jefes. Para que una empresa se desarrolle de la mejor forma hay que prestar atención a diversos aspectos, entre los que se encuentra la distribución del espacio del local.

Toda empresa requiere de un equipo de trabajo, y para que el mismo pueda desarrollar sus funciones correctamente, necesita un entorno de trabajo adecuado. Para que el desempeño laboral de una empresa se lleve a cabo de la mejor manera, es importante estructurar y adecuar bien el espacio de la oficina.

Las instalaciones de estas características, generalmente están formadas por los puestos de trabajo de los empleados, los despachos de los superiores, las salas de reuniones y algún espacio adicional destinado al almacenaje. Este tipo de empresas necesitan archivar una gran cantidad de documentos.

Aspectos fundamentales

Para que una empresa funcione, es imprescindible que sea un lugar acogedor que haga que los trabajadores se sientan cómodos, de esta forma el desempeño de su actividad laboral será mejor, ya que esto influye directamente sobre la productividad. Por este motivo es por lo que hay que prestar tanta atención a este aspecto.

Una de las mejores formas de conseguir esto, es que el espacio de trabajo esté bien equipado, es decir, que cuente con todas las herramientas necesarias, así como muebles de oficina adecuados, que permitan desempeñar de manera correcta y eficaz la actividad habitual de la empresa.

Existen una gran cantidad de útiles y mobiliario esenciales en una oficina, como por ejemplo mesas, sillas cómodas, estanterías metálicas, archivadores, sofás para la sala de descanso o espera, algunos útiles de cocina para comer o beber en los descansos…etc. Todo esto debe tener su espacio más adecuado.

En este sentido hay que destacar que con respecto al mobiliario existen infinitas opciones, y por esto mismo se debe adaptar su forma, color o tamaño, entre otras, a las funciones que desarrollarán. Por ejemplo, la mesa de la sala de reuniones deberá ser más amplia que las de los puestos de trabajo, etc.

Cada cosa en su lugar

Cada espacio de la oficina debe contar con el material de trabajo que requiera, de esta forma los trabajadores pueden desarrollar en cada una de ellas las funciones necesarias en cada momento. Por ejemplo el área destinada al equipo deberá contar con libretas, folios, bolígrafos, calendarios…etc.

Muchas veces se piensa que la falta de espacio es una excusa para que un local sea incómodo, sin embargo esto es un gran error. Las dimensiones reducidas no implican que las tareas no se puedan desarrollar correctamente, en estos casos es importante adaptarse a la situación y elegir otras soluciones.

Lo más importante en este sentido es intentar aprovechar el espacio del que se dispone al máximo, y para conseguirlo el mobiliario es uno de los mejores aliados que existen. A día de hoy en el mercado existen soluciones de almacenaje muy variadas y diseñadas para fines muy específicos.

Para elegir el sistema más adecuado, lo más importante es tener en cuenta las necesidades que tiene la empresa. Por ejemplo en el caso de la oficina, deberá prestar especial atención al espacio de almacenaje de la misma, ya que requiere archivar una gran cantidad de documentos y que su estado de conservación sea óptimo.

El sistema de almacenaje

Hoy en día existen soluciones de almacenaje para todas las necesidades. Una de las opciones más clásicas en el caso del almacenaje de archivos son las estanterías metálicas. En este sentido hay que destacar que existen diseños exclusivos para el almacenaje de este tipo de documentos.

Como es el caso por ejemplo de las Estanterías Galvamil para archivadores definitivos, que son la opción óptima en la inmensa mayoría de ocasiones, ya que cuentan con módulos diseñados de manera específica para archivadores definitivos, lo que facilita enormemente su organización. Las mismas están fabricadas en acero galvanizado por lo que son muy resistentes.

Estas estanterías de acero galvanizado para archivadores definitivos se adaptan a todo tipo de necesidades gracias a que sus estantes son regulables en altura cada 33 mm y soportan hasta 150 kg. El montaje de las mismas es muy rápido y sencillo, ya que no llevan ni tuercas ni tornillos. Además incluyen los pies plásticos, para evitar que el suelo se raye.

La verdad que en cuanto a opciones de almacenaje de archivos hay muchas, ya que también existen estanterías con laterales especiales que evitan que los archivadores AZ se caigan, estanterías metálicas especialmente diseñadas para colocar en ellas cajas de archivos, incluso accesorios que facilitan enormemente el trabajo, como la bandeja extraíble para consultas rápidas, entre otros.

Además en el caso de necesitar una mayor capacidad de carga, ya que el papel llega a pesar mucho, también existe la posibilidad de adquirir la Estanterías metálicas Archivadores Definitivos, que está especialmente diseñada para oficinas, despachos, comercios o empresas con grandes volúmenes documentos y por lo tanto con necesidades especiales a la hora de archivar la documentación.

Estas soluciones de almacenaje para archivos permiten aprovechar al máximo el espacio del que se dispone, algo que es fundamental para muchas empresas. Además gracias a su diseño los documentos se mantienen en perfectas condiciones de conservación, y siempre están organizados y accesibles, algo fundamental.

Consejos básicos para un archivo perfecto

-          Rapidez y sencillez: tener los documentos más recientes o empleados a mano es fundamental, la tarea de archivo y de localización de dichos documentos debe er sencilla e instantánea.

-          Clasificación: cada negocio tiene una forma de clasificar sus documentos, ya sea por proyectos, por áreas, por temas o por orden alfabético, o una mezcla de ambas, en cualquier caso, quienes trabajen con la documentación serán quienes mejor sepan cual es la mejor manera de clasificarla.

-          Carpetas: que no falten carpetas y archivadores, así se sigue con el primer consejo, que la tarea de archivo sea ágil. 

-          Mantener los archivadores algo por debajo de su capacidad total: si se perciben completamente llenos, es muy tentador dejar de archivar, buscar la documentación será más complicado y se verá todo amontado.

-          Etiquetar las carpetas: si además se etiquetan con letra impresa, son fáciles de identificar.

-          La calidad de las estanterías para archivadores definitivos: hay una gran diferencia entre trabajar con estanterías con cajones que no se atascan ni chirrían a trabajar con uno cajones que se deslizan a la perfección.

Otros aspectos a tener en cuenta

Además de estanterías metálicas galvanizadas para archivar toda la documentación necesaria, también es importante instalar otro tipo de mobiliario que cubra el resto de necesidades de la empresa. En este sentido es recomendable sacar partido a los huecos disponibles, por ejemplo instalando cajones o cajoneras debajo de las mesas, etc.

Una buena alternativa es adquirir algún mobiliario plegable, para que de esta manera cuando no se utilice pueda estar guardado sin ocupar un espacio adicional. Esto se puede poner en práctica por ejemplo con sillas plegables en la sala de reuniones, para que cuando acudan más personas que habitualmente puedan utilizarse.

La decoración del local también es importante, ya que influye directamente en la imagen que se percibe del espacio de trabajo. Para empezar hay que prestar atención al color de las paredes, lo mejor es optar por una gama clara, como por ejemplo el blanco o los tonos crema, dejando de lado los tonos oscuros y apagados.

El blanco es una de las mejores alternativas para los locales de empresas pequeñas, ya que da una sensación de mayor espacio. Para darle algún toque más personal y fresco se puede optar por combinarlo con algún otro color más fuerte y atrevido en algunas zonas, así la oficina tendrá un toque más moderno.

La iluminación del espacio de trabajo también es fundamental, lo mejor es contar con luz natural, para ello las cristaleras son las mejores alternativas. Por supuesto no todo el mundo puede contar con ella, por lo que en estos casos es imprescindible optar por la iluminación artificial.

Puesta en marcha

Como se puede comprobar todos estos factores son imprescindibles para la puesta en funcionamiento de una oficina. Sin duda lo mejor es prestar atención a todos ellos, para de esta forma conseguir el equilibrio perfecto y construir un espacio de trabajo agradable y adecuado a todos.

En este sentido es importante conseguir un lugar acogedor para el equipo de trabajo, pero también para todos los usuarios que visiten las instalaciones. Además también es importante que sea bonito, porque no hay que olvidar que la primera impresión a veces es la más importante y la que se tiene en cuenta.

Por otro lado también es fundamental centrar todos los esfuerzos en aprovechar el espacio, para que de esta forma la falta del mismo no sea evidente, aunque el local no posea unas dimensiones muy amplias. Como se ha podido comprobar existen numerosas soluciones de almacenaje para conseguirlo, siendo las estanterías metálicas una de las más adecuadas en estas situaciones.

Como se puede comprobar estas recomendaciones permiten hacer realidad de una forma muy sencilla numerosos proyectos laborales, para conseguirlo solamente se deben seguir al pie de la letra y poner muchas ganas e ilusiones en el proyecto. Muchas veces lo complicado es empezar, pero una vez que el camino está marcado solo hay que comenzar.


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