Necesidades en cualquier tipo de oficina

Jueves, 4 de Enero de 2018
Las oficinas pueden ser el lugar donde se desarrolle fundamentalmente la actividad de un negocio o pueden ser la carta de presentación del mismo , en cualquier caso, son espacios importantes en los que se pasa gran cantidad de tiempo.

Cada una debe estar adecuada a sus necesidades concretas, no obstante, hay una serie de elementos comunes que hacen de cualquier tipo de oficina, un lugar mejor para trabajar.

Obviamente no se necesita el mismo espacio en una agencia de marketing que en un despacho de abogados, ni necesitan las mismas herramientas de trabajo, pero por ejemplo, tanto unos como otros, necesitan conservar documentación, tanto de forma online como offline por lo que como mínimo, necesitan ordenadores y archivadores. Sin embargo, es habitual que en profesiones más nuevas o más creativas las oficinas sean espacios abiertos, sin tabiques, dando una sensación de amplitud en donde la privacidad no es algo muy relevante en el día a día, pero en otras profesiones en las que la privacidad sí que es importante, como sería un gabinete de psicología o un despacho de abogados, las oficinas tienden a ser espacios cerrados  con distintos espacios para cada profesional.

Le dejamos con los principales factores que van a hacer de cada oficina, el espacio perfecto para trabajar.


1. Distribución

Además de la distribución de todo el espacio físico que abarque la oficina, es decir, de si tiene una oficina diáfana o con tabiques, la distribución de los puestos de trabajo es fundamental. Lo recomendable es que en el lugar donde se vaya a sentar a trabajar tenga un espacio de un metro y medio para poderse mover con facilidad hacia todos los lados. Si tiene cerca lámparas o ventanas, el ordenador debe quedar en posición perpendicular a los focos de luz para evitar molestos reflejos en la pantalla.

Es muy importante tener en cuenta las condiciones y el ambiente de trabajo de la oficina, ya que de ellos depende en gran parte que los trabajadores se sientan cómodos, valorados y sean mucho más productivos. Cuando un empleado se siente cómodo en su puesto de trabajo, su motivación es mucho mayor.


2. Iluminación

A poder ser, escoja que el área en la que va a trabajar, tenga al menos una entrada de luz natural, como comentábamos en el punto anterior, la luz debe llegar perpendicular a la pantalla en la que esté trabajando y si le entra luz directa, es preferible que emplee cortinas o cristales tintados para matizar la luz.

Lo ideal es que la luz en una oficina sea blanca o azulada para disminuir la fatiga.

 

Si se cuenta con una oficina de dimensiones reducidas lo mejor es que el color de las paredes sea claro, una buena idea para su oficina si no es muy grande es que el color de las paredes sea  azul claro ya que aumenta la concentración.

Por otro lado, para los espacios de trabajo que no tienen mucha luz natural, el color blanco es una gran opción, ya que potencia la luminosidad, además de ampliar el espacio visualmente. Otros colores que pueden funcionar muy bien en espacios de trabajo son el gris claro, el verde, el beige o los tonos naranjas y amarillos suaves.


3. Elementos básicos

Sea como sea su espacio de trabajo en la oficina, hay una serie de elementos que hacen el día a día más agradable, cómodo y sencillo. Que haya suficiente material de oficina y que este esté correctamente ordenado y guardado para poder tener acceso a él en cualquier momento, le librará de muchas batallas sobre porqué desaparecen los materiales de los escritorios, quién ha cogido qué y situaciones similares. Que haya suficiente material y que su acceso sea conocido por todo el personal que lo necesite, ahorra mucho tiempo y disputas innecesarias.

Otro elemento básico, especialmente para los que no cuentan con una buena memoria, es tener siempre cerca un bloc de notas, donde apuntar las tareas más urgentes, los recados que le deja un compañero, los datos de una llamada telefónica, etc. Otros materiales esenciales de oficina son clips, grapadora, bolígrafos, tijeras, sobres…etc.

También es agradable contar con café y té en la oficina, más aún en las mañanas de invierno, así como contar con agua.

Otro elemento básico es contar con un buen servicio de limpieza, y en el caso de pequeñas empresas o autónomos, que quizás no dispongan de un servicio externo de limpieza, contar siempre con productos de limpieza a mano y ordenar frecuentemente los escritorios de trabajo, ya que en un ambiente agradable y limpio se rinde mucho mejor.


4. Mobiliario y decoración

Este es uno de los elementos claves a la hora de equipar correctamente su oficina, escoger bien los muebles favorecerá su comodidad, su productividad y la operatividad del espacio. Lo primero es tener en cuenta las dimensiones de la oficina y ser consciente de que el mobiliario forma parte del diseño de la decoración de la oficina, por lo que su elección está encaminada a la comodidad pero también a la imagen que se quiera comunicar tanto para las posibles visitas como para los propios trabajadores.

Si se dispone de distintas zonas en la oficina se pueden crear distintos diseños para cada una.

Hay piezas del mobiliario que son imprescindibles, como las sillas de oficina, las mesas de trabajo, las papeleras, las mesas de reunión y el mobiliario de la sala de espera en caso de haberla, que es lo más habitual.

Que el mobiliario de oficina sea ergonómico es una causa directa en la comodidad y en el rendimiento, cada empleado tiene unas características físicas y unas necesidades, por lo que favorecer su confort ofreciendo mobiliario ergonómico es muy importante. Esto se consigue sin gastar demasiado dinero con sillas regulables en el asiento, respaldo y apoyabrazos, por ejemplo.

Además de mobiliario ergonómico es muy interesante que también sean muebles ligeros, de montaje sencillo, resistentes y con acabados acordes al estilo que le quiera dar a su oficina. Por otro lado es esencial que los muebles sean funcionales y que se adapten a las necesidades de la empresa y de cada uno de los trabajadores de la misma.

La tecnología cobra cada vez más importancia en las oficinas, sea el tipo de negocio que sea, así que usted tiene que tener en cuenta también la disposición de las impresoras, de los escáneres, etc.

Un par de consejos finales respecto a la decoración son el contar con alguna obra de arte que estimule la imaginación y dé un toque personal y diferente a su oficina, y con alguna planta, que le da mucha vida a una oficina, reducen la contaminación y mejoran la moral.


5. Almacenamiento de documentación en papel

Cómo organizar los archivos de oficina o cómo y dónde guardar la gran cantidad de documentación que se genera, puede ser una labor difícil, pero este proceso no tiene por qué ser necesariamente complicado si se cuenta con una planificación, un orden y un mobiliario de oficina para archivos adecuado.

Una vez que cuente con un sistema de orden de archivos correcto, lo único que deberá hacer es ceñirse a un sistema constante para mantenerlos ordenados y accesibles para siempre. Y es que una oficina organizada, es un acierto seguro y en cuanto a la documentación, es fundamental contar con el suficiente número de organizadores y archivadores.

Existen numerosos sistemas de almacenaje para archivo de documentación, cada uno de ellos se adapta a unas necesidades concretas. Por ejemplo algunos están concebidos para ser mucho más accesibles, estos son ideales para lugares de trabajo en los que se realizan numerosas consultas a diario, pues así se pueden realizar con gran rapidez.

Por otro lado para los archivos semiactivos lo ideal es contar con diversas estanterías de suelo a techo, puesto que son la mejor forma de optimizar el espacio. Por ejemplo las estanterías Galvamil para archivadores definitivos son ideales para almacenar y organizar la documentación que no se consulta de manera frecuente.

En el caso de contar con una gran cantidad de documentación inactiva, lo mejor es optar por estanterías metálicas con cajas archivo, ya que de esta manera en un espacio reducido podrá almacenar toda su documentación en perfectas condiciones. Estas estanterías son muy sencillas de montar, ya que no llevan tuercas ni tornillos, y además son muy resistentes. Su mayor ventaja es que se pueden ampliar con estantes, módulos adicionales o cajas adicionales.

No cabe ninguna duda de que el almacenamiento de la documentación es de vital importancia para cualquier tipo de empresa, de ella dependen muchos aspectos de la misma. Para poder almacenar de forma correcta esa documentación es imprescindible contar con un buen sistema de almacenaje y un mobiliario resistente, de fácil montaje y de gran calidad.

Por último debe tener en cuenta que además de contar con estanterías para archivo, es necesario que disponga de carpetas y archivadores en los que guardar previamente la documentación antes de almacenarla. Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es el de identificar cada una de las carpetas y estantes donde se colocan las mismas con etiquetas, de esta forma siempre sabrá donde tiene cada cosa.

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