Funciones del especialista en inventario

Martes, 29 de Noviembre de 2022
Un inventario es el listado ordenado, detallado y valorado de las mercancías que almacena una empresa.

Especialista en inventario

El especialista de inventario es la persona encargada de monitorizar la entrada y salida de stock del almacén, así como de asegurar el reaprovisionamiento de existencias en las ubicaciones de las estanterías.

Es un perfil claramente logístico y técnico.

Es la persona encargada de mantener unos niveles de stock óptimos para asegurar la disponibilidad de mercancías y productos en tiempo y forma, de manera que una vez que tengan que prepararse los pedidos, siempre haya la disponibilidad necesaria.

Debe anticiparse al momento idóneo en el que una empresa o almacén necesita provisiones que aseguren la disponibilidad del stock. Para ello debe comprobar con más o menos frecuencia (dependiendo de la rotación de los productos) el punto de pedido de cada referencia.

Lo más habitual es que colabore directamente con el jefe de almacén a la hora de diseñar las estrategias de ubicación de los productos en las estanterías metálicas industriales.

Es la primera figura que detecta que se están agotando ciertos productos o que la rotación de los productos está variando, y debe por lo tanto alertar al responsable de almacén para rediseñar la estrategia logística.

En algunas fábricas y almacenes también es la persona encargada de formar a los operarios que trabajan en almacenaje.

 

Gestión del inventario

Gestionar el inventario es la manera de organizar y controlar los productos que se guardan en un almacén o similar, ya que en tiendas de venta directa al público también se realizan estas tareas de control del inventario.

Esto incluye no solo las materias primas y los productos también se tienen en cuenta los repuestos, accesorios e incluso los tipos de embalaje.

Para poder gestionar todo el inventario de la manera más adecuada es indispensable controlar las entradas y salidas de todo tipo de productos.

Por supuesto el primer paso es definir la cantidad de productos requeridos  y cuál es el momento de reponerlos para el correcto funcionamiento del alancen o industria.

El especialista en inventario realiza sus funciones atendiendo a dos procesos, el primero es el de registrar los movimientos del almacén y por otra parte, evaluar la cantidad de los productos en stock.

 

¿Por qué la gestión del inventario es tan importante?

Como puede deducirse, esta tarea es necesaria para el correcto funcionamiento de toda actividad empresarial.

La gestión de inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. Muy poco inventario cuando y donde se necesita puede crear clientes descontentos. Pero un inventario grande también tiene sus propias desventajas: el costo de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daños. Las empresas con cadenas de suministro y procesos de fabricación complejos deben encontrar el equilibrio adecuado entre tener demasiado inventario disponible o no tener suficiente.

Si se mantienen los niveles correctos en el stock, esto redunda positivamente en una mayor fluidez de las operativas industriales.

A su vez, facilita el transporte y distribución de los productos, prestando un mejor servicio al cliente. Esto a su vez hace que haya menos errores y se disminuyan las devoluciones. 

Y es un aliado a la hora de tomar decisiones, ya que se mantiene actualizada la información de entradas y salidas, de demanda de los consumidores y se conoce su comportamiento histórico.

Gracias al especialista en inventario se prevén las necesidades futuras, o lo que es lo mismo, se predicen los pedidos a preparar, pudiéndose organizar los recursos materiales y humanos con antelación, manteniendo un stock de seguridad y sin producir roturas de stock.

También es la persona encargada de notificar situaciones fuera de lo común para adelantarse  a futuros problemas de stock, elabora informes para el jefe de almacén y evita la obsolescencia de los productos perecederos o se deterioran si permanecen demasiado tiempo en el almacén.

 

Tareas y responsabilidades del especialista de inventario

-   Desarrollar y aplicar estrategias para mantener un nivel óptimo de stock.

-   Gestionar los ajustes de inventario.

-   Supervisar y coordinar los procesos de compra.

-   Coordinar la cadena de suministro.

-   Documentar discrepancias en el inventario.

-   Redactar informes de inventario.

-   Identificar y monitorizar la rotación de stock en el almacén.

-   Analizar la causa raíz de los problemas de inventario y aportar soluciones.

-   Sugerir mejoras en el control del inventario.

-   Logística inversa: estrategias para organizar los productos  devueltos u obsoletos.

-   Si hay calendarios cíclicos, también es la persona encargada de calendarizarlos.

-   Formar a los operarios en la gestión del inventario.

-   Coordinarse con el jefe de almacén para implementar las estrategias de ubicación de productos y/o de preparación de pedidos.

-   Determinar y dirigir a los trabajadores del almacén acerca de la ubicación de los artículos del inventario

-   Utilizar las estadísticas para medir el desempeño de ventas por producto.

-   Realizar pedidos de inventario y hacer un seguimiento de los mismos.

-   Trabajar con los gestores de proyectos para maximizar las ventas.

 

 

Perfil profesional del especialista de inventario

Es un perfil técnico que debe conocer las características de cada referencia, las condiciones de almacenaje y de preparación de pedidos, así como el layout del almacén para ejecutar la estrategia logística.

Las empresas demandan este perfil especialmente en almacenes grandes y/o con una gran cantidad de referencias.

Las habilidades y aptitudes que se suelen requerir para este perfil profesional son:

-   Manejo de herramientas digitales y conocimientos informáticos.

-   Habilidades organizativas.

-   Capacidad de análisis general, y de análisis estadísticos en particular. Excelentes habilidades matemáticas y analíticas.

-   Atención a los detalles.

-   Capacidad de trabajar bajo presión.

-   Capacidad de coordinación con otros departamentos como el de logística, el comercial, el de ventas y el de marketing.

-   Excelente capacidad de gestión del tiempo.

-   Capacidad de trabajar en modo multitarea.

-   Una buena capacidad de comunicación verbal y no verbal.

 

Tipos de inventario

Los inventarios pueden clasificarse de acuerdo a diferentes variables, se va a ver los más habituales a continuación:

-          Inventario según periodo fiscal: este tipo de inventario depende del año fiscal, realizando un inventario inicial al comienzo del periodo contable, antes de adquirir más productos o vender alguno de ellos. Y un inventario final al cierre del ejercicio o al final del año, y así conocer los recursos obtenidos tras realizar todas las operaciones.

 

-          Inventario según periodicidad: dependiendo de la frecuencia, hay inventarios anuales, inventarios periódicos, inventarios cíclicos o rotativos (se distribuyen por referencias, al contrario que en los inventarios periódicos que se realizan sobre todas las referencias a la vez), e inventario permanente o perpetuo en el que se registra cada entrada y salida de productos y se refleja en tiempo real el stock disponible.

 

-         Inventario según el tipo de producto: de acuerdo a si son materias primas, suministros de fábrica que forman parte del proceso de producción, productos en proceso de fabricación, productos terminados o inventario de mercancías que son los bienes que van a ser vendidos o distribuidos sin que se les realice ninguna modificación.

 

-         Inventario según la función: inventario en tránsito o en ductos que es cuando se cuantifican los bienes que están de camino al almacén o que al menos han sido solicitados, inventario de seguridad o de reserva en el que se registran los productos para afrontar fallos en producción retrasos en las entregas, o aumentos en la demanda inesperados, el inventario de previsión o estacional es el que contabiliza el stock con vistas a satisfacer demandas futuras y el inventario de desacoplamiento es cuando se diferencia el inventario en procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.

 

 

Otros tipos de inventario menos comunes y más específicos son:

-          Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica en el que se registran las referencias que van a necesitarse durante el tiempo de reaprovisionamiento.

 

-          Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas, que engloba las existencias que no pueden comercializarse.

 

-          Inventario disponible en el que se contabilizan las mercancías disponibles en el momento en el que se necesitan.

 

-          Inventario en línea donde se contabilizan las referencias que van a entrar a la línea de producción.

 

-          Inventario en cuarentena donde se reflejan las mercancías que deben estar almacenadas durante un tiempo antes de poder disponer de ellas.

 

-          Inventario físico es el en que se contabilizan a ano y una a una las mercancías.

En cualquier caso los inventarios cumplen una función específica y satisfacen necesidades logísticas concretas.

 

Ubicación de existencias

Anteriormente se ha visto como una de las tareas recurrentes y fundamentales del especialista de inventario es la de diseñar las estrategias de ubicación de los productos.

Hay dos tipos de reglas a la hora de diseñar un criterio para ubicar las existencias:

-          Criterio de ubicación de existencias fijo o específico: cada referencia almacenada tiene una posición concreta asignada de antemano, facilitando la localización de los productos sin necesitar un programa informático.

-          Ubicación de existencias caótico o aleatorio: las referencias se colocan en los huecos disponibles de las estanterías metálicas, en este caso es imposible llevarlo a cabo sin un sistema de gestión de almacenes.

También pueden encontrarse en un mismo almacén ambos criterios.


Emplear un criterio u otro dependerá de tres cuestiones principales:

-          Las características de las referencias: volumen, peso, caducidad, necesidades de temperatura y humedad, productos especiales como químicos, la capacidad de resistencia a la intemperie, etc.

-          Los sistemas de almacenaje disponibles y la distribución del espacio del almacén: capacidad de almacenaje y ocupación del almacén, el tipo de estanterías industriales que hay, etc.

-          Los movimientos de mercancías y de operarios: la rotación de existencias, el método de picking empleado, los equipos de manutención y sistemas automáticas que hay.


Como se ha visto, existen diferentes tipos e inventario, pero todos tiene en común el optimizar el almacenamiento y la gestión del stock con el objetivo de mejorar el servicio dado.