La persona que maneja los archivos de una empresa debe ser consciente de la importancia que tiene la labor de archivo, ya que es donde se encuentra la memoria colectiva de la empresa, que contiene los documentos indispensables para un correcto funcionamiento y son fundamentales para una ágil y acertada toma de decisiones y para crecer como empresa.  

Muchos negocios todavía necesitan urgentemente saber cómo archivar documentos y aumentar la productividad y eficiencia.

La búsqueda de documentos es uno de los mayores enemigos de la rapidez en el trabajo, ya que se pierde mucho tiempo en buscar los documentos cuando se necesitan.

Vamos a comenzar por lo tanto con una serie de consejos a la hora de realizar labores de archivo.

Consejos para archivar de forma perfecta

-         Definir un método de archivo: puede ser de forma numérica, alfabética o alfanumérica. Cada tipo de negocio marcará cuál es el mejor sistema, también puede variar entre los diferentes archivos, lo importante, como iremos viendo, es saber dónde está cada documento y poder acceder a él con facilidad. Ante la duda es recomendable hacerlo de manera alfabética, de esta manera aun cuando suceda que no se recuerde el criterio por el que se está clasificando o en qué archivador está, tarde o temprano se encontrará de manera alfabética.

-         Información: todo el personal que necesite acceder a la documentación debe ser informado del mecanismo o metodología que se emplea en la organización de documentación, por ello tener un documento accesible a todo el mundo donde lo explique, es ideal.

-          Carpetas: hay que disponer de un número suficiente. Cada carpeta debe ir rotulada de manera que permita identificar su contenido. Organizar los bloques de carpetas para distribuirlas, retirar los bloques de papeleo, retirando con cuidado lo que ya no sirve de manera definitiva. No se debe conservar documentación innecesaria o irrelevante, de esta manera se gana espacio y velocidad de búsqueda.

-          Conservar: Ante la duda de si una documentación se va a necesitar o no, lo mejor es conservarla durante 5 años, evitando problemas futuros. Si en ese tiempo no se ha empleado y se sigue percibiendo como irrelevante, posiblemente sea el momento de deshacerse de esa documentación.

-          Subclasificadores: emplear subclasificadores dentro de las carpetas para separar por categorías.

-          Clasificar de manera que todo el mundo esté al tanto: una vez definido el método de archivo y la ubicación, se debe clasificar la documentación de manera que sea fácil de localizar por todo el equipo de trabajo que debe tener acceso a esa documentación.

-          Etiquetas: Pueden emplearse carpetas de colores o etiquetas de diferentes colores para identificar a simple vista el contenido. Facilita la localización de la información. Contar con un generador de etiquetas automático de manera que genere las etiquetas con letra impresa hace que la información sea más fácil de identificar que si es manuscrita (no todo el mundo podría entender la letra).

-          Localización: el archivo debe estar colocado de forma estratégica en la empresa para que todo aquel que necesite la información, acceda a ella sin problemas.

-          Armarios y archivadores: lo ideal es que sean metálicos. Deben estar enumerados.

-          Capacidad de los archivadores: es recomendable mantenerlos por debajo de tres cuartos de su capacidad. De esta manera, al no verse llenos, facilita el continuar archivando y la búsqueda  de documentación se simplifica y realiza en menos tiempo.

-          Inventario: se debe llevar un inventario del contenido de cada archivo en una hoja Excel o similar, de esta manera se puede ubicar un documento desde cualquier ordenador, tablet o smartphone y mantener un orden efectivo en el archivo.

-          Archivos muy grandes: si el archivo es muy grande con grandes cantidades de documentación, es recomendable implantar un sistema de códigos de barras o incluso de radio frecuencia, de esta manera se aumenta la trazabilidad de forma rápida y segura.

-          Seguridad y espacio: es posible que por necesitar espacio o aumentar la seguridad, haya que considerar implantar un proceso de custodia documental y de digitalización. Esto por ejemplo sirve para proteger los archivos de desastres naturales como un incendio o una inundación.

-          Sencillez: archivar debe ser un ejercicio instantáneo y sencillo, cuanto más cerca esté el armario o el archivo de la persona que lo maneja, mejor. Sobre todo es conveniente tener bien cerca la documentación que más se consulta y/o la más actual. Colocar algo más lejos documentación de antiguos clientes, proyectos ya cerrados, facturas de otros años, etc.

-          Calidad: la calidad de los armarios y archivadores metálicos, de la escalera de oficina para llegar a partes elevadas de los archivadores y de los carritos de reparto para archivo es vital. Puede haber grandes diferencias de precio, pero el contar con archivadores que no suenen cada vez que se abren y que siguen deslizándose suavemente, es una enorme ventaja.

Aunque a simple vista parezca que las hojas y carpetas pesan poco, acaban acumulando una gran cantidad de peso y volumen. Por lo que escoger archivadores resistentes, capaces de soportar grandes pesos. Es importante que el material con el que estén fabricados no se endeble para que no se curve o se llegue a romper.

-          Constancia: determinar un horario, como al final de la jornada, para dedicar cada día a archivar los documentos que se hayan ido generando y que sean necesarios, y eliminado los no necesarios.

-          Limpieza: los muebles donde se guardan los archivos aunque estén cerrados, acumulan polvo, y esto puede deteriorar las carpetas, los archivadores o los propios documentos. Las estanterías, armarios y archivadores metálicos hacen que esta tarea sea rápida y sencilla.

Consejos para archivadores colgantes

Mención aparte merecen los archivadores colgantes puesto que son de lo más empleados en las empresas:

-          Etiquetar las carpetas: no etiquetar los colgadores, de esta manera se pueden transportar en cualquier momento sin tener que llevar el colgador. Hacerlo de esta manera también sirve para etiquetar de manera adicional el primer colgador de cada letra a modo de separador.

-          Emplear una sola carpeta por colgador, de esta manera no hay que reubicar las carpetas cada vez que se llene un archivador y es más fácil conseguir mantenerlo a los tres cuartos de capacidad recomendados anteriormente.

-          Disponer de un número suficiente de colgadores vacíos y de carpetas sin emplear para poder etiquetarlas y archivar cuando se necesite.

-          Depurar los archivos: al menos una vez al año se debe revisar que la información contenida sea útil y necesaria. Con esto además se crea la costumbre de no archivar documentos solo “por si acaso” ya que se sabe que una vez al año se van a revisar.

Recomendaciones para escoger armarios, estanterías, archivadores y carritos de oficina

En el mercado se encuentra una gran variedad de estanterías metálicas para conservar documentación, pero no todas son válidas para las diferentes cargas, espacios o finalidades.

La capacidad de carga por nivel de cada estantería es fundamental para escoger una estantería, un armario o un carrito de oficina.

Las dimensiones son otra de las características a contemplar, optar por soluciones modulares es una de las mejores ideas.

Como se comentaba anteriormente, no hay que escatimar en la calidad, se debe escoger un proveedor con experiencia contrastada en soluciones de almacenaje y archivo.

Comprar online los armarios, estanterías, archivadores y carritos de oficina ahorra tiempo, se recomienda escoger un proveedor que dé buenas condiciones de envío, ya que una demora puede producir serios problemas en la labor de archivo.  

Carritos de cromo para archivo

Mucho se ha comentado ya sobre la tarea de archivo, pero esta tarea supone también transportar y compartir información.

Para ello, se debe contar de forma indispensable con un carro de reparto para archivo, que sea de cromo. El carrito de reparto ideal es el que cuanta con estantes de varilla cromada y topes laterales que se colocan en cada estante. Estos topes otorgan un apoyo adicional para los archivadores. Que cuente con un asa ergonómica tubular que facilite los desplazamientos. Las ruedas deben ser de calidad y antihuellas, orientables y con freno.

Además del carro de reparto, hay carritos cromados auxiliares con dos o con tres niveles que facilitan el día a día en el trabajo. También deben estar fabricados en varillas de acero cromado por ser el material más duradero y resistente en ambientes secos, con los estantes regulables en altura, con las ruedas con protectores de goma en forma de aro y con un asa tubular para facilitar los movimientos.

Los hay también con cierres laterales de seguridad.

El acero cromado, el mejor aliado

En líneas generales, contar con estanterías de acero cromado es la mejor elección para el mobiliario de archivo, por su resistencia y durabilidad. Además cuentan con un diseño funcional y sobrio que se adapta a cualquier uso y espacio y son una solución configurable.

Muchas veces hay poco espacio, y destinar el adecuado para archivar documentos es una pieza fundamental para que las empresas funcionen correctamente, aun cuando el uso del papel está menos extendido que antes, todavía es necesario conservar copias físicas de las numerosas documentaciones que hay en todo tipo de negocios.