5 funciones de un almacén

Lunes, 9 de Noviembre de 2020
Las funciones de un almacén son tan diversas como lo sea su objetivo principal, varían dependiendo de la empresa, de su tamaño y de su proceso de logística.

¿Qué es un almacén?

Se trata de un local, edificio o espacio diseñado para guardar materiales, productos o mercancía y es el espacio consignado a regular el flujo de existencias.

Hay empresas pequeñas que alquilan almacenes y empresas grandes que tienen su propio espacio de almacenamiento para guardar la mercancía.

Las funciones de un almacén pueden ir desde la recepción de mercancías hasta la expedición de las mismas. También en algunos casos dentro de los almacenes se pueden vender productos, habitualmente al por mayor. Cuando un almacén está correctamente diseñado, puede llevar a cabo diferentes funciones, más o menos numerosas. En cualquier caso, para que todas las funciones necesarias puedan llevarse a cabo, debe estar correctamente planificado y estructurado.

Su tamaño y disposición están estrechamente ligados a las necesidades de espacio de la empresa y a la cantidad de existencias en stock.

Es de especial interés tanto para los profesionales de la logística como para el público en general, saber cuáles son las funciones de un almacén y en qué consisten, así como las ventajas que tiene una correcta organización.


Objetivo principal de un almacén

Su principal objetivo es servir de lugar de tránsito para los productos y mercancías, es decir, como su propio nombre indica, su función y objetivo es el almacenaje, pero no de forma perpetua, sino que en la inmensa mayoría de los casos, los almacenes son espacios donde guardar la mercancía antes de enviarla a otro lugar, o venderla directamente.

Gracias a los almacenes las empresas pueden surtir a los minoristas con rapidez y eficacia, siempre y cuando, estén bien organizados y cuenten con los profesionales adecuados, por supuesto.


1) Posibles funciones de un almacén

Como hemos adelantado, un almacén puede ser de lo más versátil y albergar distintas funciones, pero las más habituales son recibir productos y mercancías, almacenar dichas mercancías, controlar la calidad, el inventario de los productos almacenados y la preparación de los pedidos con destino a otros almacenes, a minoristas o al cliente final.

Todas estas posibles funciones están íntimamente relacionadas con la actividad comercial que la empresa lleve a cabo en el almacén, de ahí la importancia de que esté bien planificado, diseñado y organizado.

Es sencillo imaginar cómo puede funcionar un almacén mal organizado, uno de los peores errores que puede haber, que causa elevadas pérdidas de tiempo, y por lo tanto, de dinero. Cuando no, extravíos en la mercancía.

Contar con sistemas de almacenamiento específicos para cada tipo y tamaño de almacén, que sean resistentes, configurables y de fácil limpieza y mantenimiento, es fundamental en un almacén, es uno de los factores clave, junto con el equipo humano, para que se desarrolle el trabajo de la manera más eficiente posible.


2) Recepción de mercancías

 La cadena de valor de un almacén empieza con la recepción de la mercancía, analizando exhaustivamente toda la mercancía recibida, siendo conscientes de aspectos tan relevantes como las dimensiones y peso de la misma.

       Es en este punto en el que se inicia el fluyo de mercancías y si no se gestiona correctamente, será también el inicio de muchos errores que se verán posteriormente en el inventario. Y en este punto no solo se va a dar entrada a la mercancía, sino que hay que dividir esta tarea en otras dos:

      · Planificación e información: Planificar las entradas de mercancía para que no surjan cuellos de botella, coordinando correctamente la cadena de suministro ya que todos los trabajadores implicados deben estar al corriente de los pedidos que se van a recibir y de sus horas de llegada.

       · Descarga y gestión de los muelles de carga: Descargar los camiones de mercancías, desplazar la mercancía hasta la zona de recepción o colocarlos directamente en las estanterías metálicas.


3) Control de calidad de la mercancía

Una vez recibida la mercancía, se verifican los albaranes, de esta manera se asegura que coinciden con lo acordado en cantidad, modelo, dimensiones y otras características.

Se trata de una primera verificación en la que también se comprueba que el embalaje está en perfectas condiciones.

Dependiendo del tipo de materiales recibidos es necesario realizar un control de calidad más exhaustivo. Esto sucede por ejemplo cuando se reciben materias primas, cuando se reciben alimentos o medicamentos que necesiten de condiciones especiales de temperatura y humedad y/o comprobar que no se ha roto la cadena de frío. También en el caso de mercancías peligrosas que cuentan con normativas específicas que regulan los procedimientos de carga y descarga y del embalaje. 

Si este es el caso de las mercancías recibidas, estos controles se realizan en la zona de cuarentena, un espacio del almacén reservado para esta tarea.

Por otra parte, si los materiales llegan en palets estandarizados, hay almacenes y centros logísticos que automatizan el control de calidad en los puestos de inspección de palets de manera integrada en los trasportadores.

Los trasportadores son un sistema industrial  para el transporte, acumulación y distribución de mercancías, también sirven para conectar diferentes naves o espacios con sus correspondientes almacenes. En el inicio de estos transportadores se instalan puestos de inspección de entradas para comprobar el estado de las mercancías.


4) Inventario y etiquetado de la mercancía

En este punto se registra toda la información del nuevo material recibido dejando constancia de su llegada para controlar su trazabilidad, ya sea en las tradicionales hojas de recepción o en sistemas de gestión informatizados.

De esta manera queda registrado el pedido, el albarán, el resultado del control de calidad, la identificación y descripción de los materiales y sus correspondientes cantidades.

A la hora de realizar el inventario y etiquetado la mercancía puede haber llegado sin paletizar o paletizada, también es posible que se trate de devoluciones, lo que hará cambiar ligeramente el proceso de inventariado, siendo cada almacén quién cuente con sus propios procesos y reglas para cada situación.

Por supuesto, puede suceder que lleguen mercancías sin que se tengan constancia de ellas o en un momento diferente al acordado, para lo cual lo ideal es contar con un plan de actuación lo más ágil posible para dar salida a estas mercancías de la manera más adecuada.

En cualquier caso, en esta fase se etiquetan los productos con el sistema de maneje en cada almacén y se le da una ubicación, habitualmente en distintos tipos de estanterías metálicas, siendo las más populares las estanterías metálicas para pesos pesados, las estanterías metálicas para cargas medias y las estanterías metálicas para pesos ligeros.

Una forma habitual de etiquetar las mercancías es mediante códigos de barras, una forma sencilla y eficiente con el que organizar los materiales recibidos y que ayuda a la rápida preparación de los pedidos que veremos a continuación. Mediante un correcto etiquetado se reducen los tiempos de carga y descarga, se facilita el inventario, se puede tener el stock actualizado en el momento, se reduce el extravío de mercancías, se identifica rápidamente los palets y todo ello ahorrando tiempo y recursos

Cada vez es más frecuente que los operarios del almacén cuenten con PDAS y lectores de códigos inalámbricos, permitiendo hacer expediciones más rápidas y pudiendo incorporar avisos que alerten de si por ejemplo, la mercancía con la que se está trabajando no se corresponde con la expedición que se está realizando.


5) Preparación y expedición de pedidos

Una vez ubicada la mercancía, como el almacén no es su destino final e inamovible, se preparan y expiden los pedidos ya sea al cliente final, a una tienda física, a otra nave, a mayoristas, etc.

A esta función también se le conoce como picking.

En este momento hay que seleccionar la mercancía, embalarla y optar por el medio de transporte más adecuado en cada caso.

El proceso a seguir viene a ser el inverso que en la función de control de calidad, dando de baja la cantidad de unidades que salen, quedando actualizado el stock, el mejor momento para ello es en el mismo momento de preparación del pedido para evitar errores.

También es de vital importancia que el almacén cuente con un espacio dedicado a esta tarea, con estanterías metálicas en las que sea sencillo y rápido de encontrar la mercancía a preparar para su salida del almacén.

Como puede deducirse, tanto la gestión de las entradas como de las salidas depende de la infraestructura disponible, de ahí la importancia de su planificación.

Todas las tareas que puedan automatizarse al respecto y tener establecidos protocolos que regulen el proceso, serán claves para que no se saturen los distintos puntos del almacén.

Además, la actividad de preparación de los pedidos o picking es una de las más costosas ya que incluye el desplazamiento de los trabajadores para ir a buscar las mercancías, acudir a la zona de preparación de los pedidos,  preparación de los elementos de manutención (carretillas, rolls, carros, etc.) embalarlos, precintarlos y transportarlos hasta la zona de salida de la mercancía.

Por ello, su planificación previa permitirá asignar los recursos adecuados, especialmente en los recorridos y desplazamientos, por lo que los medios de manutención y el orden en las estanterías metálicas son primordiales.

No supone el mismo tiempo recoger una mercancía que está a ras del suelo que si está elevada a varios metros de altura, por lo que hay diferentes tipos de picking, pudiendo ser de operario a producto (producto que puede estar a diferentes alturas como acabamos de comentar) o de producto a operario en el caso de que el trabajador no tenga que desplazarse físicamente ya que automáticamente es el producto el que se desplaza a la zona de preparación de los pedidos.

 

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