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Opciones de almacenaje según el tipo de documentación

Miercoles,
13 de Marzo de 2019
La mayoría de las empresas generan una gran cantidad de documentación, la cual tienen que archivar y conservar. A veces la falta de espacio lleva a que estos espacios se encuentren muy desorganizados y que se resuman a montañas de papeles...

...por todos los sitios que no se pueden tirar, para solucionar esto existen diversas opciones de almacenaje.

Para que una empresa funcione de manera adecuada, es de vital importancia que preste especial atención al almacenaje de su documentación, ya que de ello depende su correcto funcionamiento. Estas organizaciones manejan una gran cantidad de información, alguna de vital importancia para ellos o en algunas ocasiones para terceros, lo que hace que su tratamiento cobre todavía una mayor relevancia.

Una mala organización

No cabe ninguna duda de que la falta de organización de la documentación de una empresa repercute directamente sobre su productividad, ya que por este tipo de situaciones se generan numerosos retrasos. Además también se corre el riesgo de perder algún tipo de información, o que alguna de tipo vulnerable se filtre a donde no deba, lo que sería un gran problema para la organización.

En numerosas ocasiones las empresas piensan en destinar un espacio para la documentación, lo que no tienen en cuenta es que el mismo debe tener unas condiciones adecuadas, ya que si no es así pueden surgir problemas de plagas, humedades, robos, etc. que no contribuyan a su correcta conservación.

En este sentido una de las mejores alternativas que existen son los sistemas de almacenaje para archivos. En el mercado existen una gran cantidad de opciones que se adaptan a todo tipo de necesidades, y además permiten organizar toda la documentación de una manera clara y accesible, que son aspectos vitales.

Una documentación ordenada, accesible y bien conservada es algo fundamental para una empresa, y además contribuye a que esta funcione de una manera adecuada. Además las gestiones necesarias se pueden realizar de una forma mucho más sencilla y rápida, lo que permite ahorrar mucho tiempo.

Muchas veces las empresas atribuyen sus problemas de funcionamiento a la falta de trabajo, cuando esto no es así. En diversas ocasiones los problemas de las organizaciones residen en ellas mismas, como por ejemplo en una clara falta de organización, de ahí la importancia de poner solución a esto.

En otros casos esta falta de organización repercute en la pérdida de clientes, y es que los usuarios cuando acuden a una empresa para contratar sus servicios depositan toda su confianza en ella, por lo que una falta de organización sobre su información, sea o no vulnerable, le hace percibir una muy mala imagen.

Tipos de documentación

No todos los documentos de una empresa requieren de las mismas condiciones de conservación, ya que tienen necesidades diferentes. Por ejemplo no se puede dar el mismo trato a una factura de compra, que a un documento que contiene información vulnerable de algún cliente, etc.

Por este mismo motivo es por lo que hay que prestar especial atención a la manera de organizar la documentación de una organización. Lo ideal es organizarla por temática, es decir, archivar todas las facturas en un mismo lugar, las nóminas en otro, los datos de clientes en otro, etc. Y hacerlo a su vez por orden alfabético ayuda mucho a la hora de encontrar fácilmente la documentación, aunque en otras ocasiones, será mejor hacerlo de forma cronológica.

En este sentido es importante buscar el lugar más adecuado para cada tipo de documentación, poniendo especial atención a su ubicación y seguridad. Es importante que el personal conozca a la perfección el lugar donde debe guardar cada tipo de información, para de esta forma evitar problemas y ahorrar tiempo.

A día de hoy existen sistemas de almacenaje muy variados, algunos permiten almacenar la documentación en una posición concreta, otros permiten guardarla bajo llave…etc. Lo ideal es adquirir una solución a medida para cada situación, de esta manera se obtendrán los máximos beneficios al respecto.

Tipos de sistemas de almacenaje

A la hora de adquirir los sistemas de almacenaje destinados a la custodia de la documentación de la empresa, es importante tener en cuenta cuáles son las necesidades existentes. De esta forma, además de aprovechar al máximo el espacio del que se dispone, se podrán adquirir los que aporten mayores beneficios a la organización.

Por ejemplo para colocar carpetas colgantes de tamaño DIN – A4 de visor lateral, archivadores AZ folio y DIN – A4, el Armario Universal con puertas batientes es una gran opción a tener en cuenta, ya que es sólido, robusto y económico. Además sus puertas llevan cerradura de doble pasador, y está disponible en varios colores.

Los estantes de este armario se pueden regular en altura cada 60 mm, lo que permite adaptarlo a todas las necesidades, y además se le pueden añadir más adicionales. La capacidad de carga del mismo es de 40 kilógramos. Como se puede comprobar es una alternativa muy versátil para el almacenaje de documentación.

Otra opción a la hora de almacenar carpetas tamaño folio / DIN – A4 es este Archivador con cajones para carpetas colgantes. Este sistema es antivuelco y metálico, y sus cajones tienen una capacidad para 50 carpetas de estas dimensiones. Además cuenta con etiquetero frontal, lo que facilita enormemente la organización de la documentación.

Este archivador no precisa de montaje, algo que es una gran ventaja y además se puede elegir el color de los tiradores entre gris o negro, para que combine mejor con las instalaciones de la empresa. También se puede elegir el número de cajones, ya que está disponible con 2, 3 o 4 cajones.

En el caso de tener que almacenar documentación más vulnerable, lo mejor es optar por un sistema de almacenaje que disponga de seguridad adicional, de esta forma se pueden evitar numerosos problemas. En el mercado existen diversas alternativas para tener en cuenta en este sentido.

Pero una de las mejores opciones son sin duda los Archivadores de seguridad HT con cajones, diseñados especialmente para custodiar carpetas colgantes con visor superior de tamaño DIN – A4 que contengan documentación que requiera de unas condiciones de seguridad más importantes.

Gracias a estos archivadores la documentación de la empresa se encuentra a salvo de espionaje industrial, vandalismo, robos o indiscreciones, etc. Existen diversas opciones, ya que hay de 2, 3, 4 o 5 cajones extraíbles, dependiendo de las necesidades de la organización, sobre todo de espacio.

Estos archivadores están construidos de chapas de acero muy resistentes. Además cuentan con un sistema de cerraduras blindado, con dos bulones por cada cajón. La cerradura de los mismos es como las de las cajas fuertes y se suministran 2 llaves, que pueden funcionar en todos los cajones o no.

En caso de que la empresa además de documentos, requiera custodiar en sus instalaciones materiales de valor, dinero en metálico o llaves, entre otros, el Armario ignífugo HT con puertas es la mejor alternativa, ya que es resistente al fuego, a los robos y al agua en caso de inundación o funcionamiento del sistema de aspersión anti incendios.

Los estantes de este armario son regulables en altura cada 50 mm y soportan una carga de 120 kg cada uno, por lo que en ellos se pueden colocar materiales muy variados, también admiten carpetas colgantes con visor lateral de tamaño DIN – A4. La cerradura del mismo es de caja fuerte y se suministra con 2 llaves.

Otra alternativa también ideal para cubrir este tipo de necesidades son los Armarios de seguridad HT con puertas, que están construidos de chapa de acero muy robusta y su cuerpo carece de marcas de soldadura y ensamblaje. Además las puertas cuentan con sistema anti extracción, puesto que las bisagras están ocultas.

Como se puede comprobar existen numerosas soluciones de almacenaje para la documentación de una empresa. Para garantizar los mejores resultados es imprescindible adquirir aquella que se adapte mejor a las necesidades de cada momento, de esta forma la empresa gozará de una mayor productividad.

En conclusión

Gracias a la existencia de todas estas opciones de almacenaje, las empresas ya no tienen por qué luchar a diario con montañas de papeles. Estas situaciones se pueden evitar de una manera muy sencilla, solamente hay que poner un poco de dedicación en ello, pero desde luego que merece la pena.

Es importante que las empresas traten la documentación con la que trabajan a diario de una forma correcta, ya que no hacerlo podría suponerles grandes problemas. Pero no solo eso, la falta de organización de la misma también da una imagen mala, algo que repercute directamente sobre su funcionamiento.

Es importante que una empresa de confianza tanto a sus trabajadores como a los usuarios que hacen uso de sus servicios. Para ello es importante que su imagen sea buena, es decir, que no esté desordenada, sucia, o cuente con unas instalaciones que no sean las adecuadas para llevar a cabo sus labores, etc.

Para que esto no ocurra como se ha podido comprobar basta con prestar un poco de atención al mobiliario de la organización. Cuando se tienen claras las necesidades es mucho más sencillo ponerles solución, en este caso, tan sencillo como adquirir aquellas soluciones de almacenaje que más se adapten al espacio y la documentación.


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